Tools und Systeme für eine erfolgreiche Online-Konferenz

January 16, 2025 Victoria Weber & Team

Dein Tool-Stack für erfolgreiche Online-Konferenzen

Du überlegst eine Online-Konferenz zu organisieren?

In diesem Artikel findest du einen Überblick über die Online-Tools, die du für ein erfolgreiches Online-Event benötigst. Dabei hast du natürlich viele verschiedene Möglichkeiten und Optionen.

Wir stellen dir hier eine konkrete Variante vor, die du dann an deine individuellen Bedürfnisse anpassen kannst.

Worauf wir hier nicht näher eingehen: Eine Online-Konferenz ist natürlich viel mehr als die verwendeten Systeme! Zum einen brauchst du natürlich eine Zielgruppe und eine Strategie, wie du diese Zielgruppe erreichen kannst. Und zum anderen brauchst du ein ansprechendes Speaker-Line-Up und Programm, um die Konferenz mit Inhalten zu füllen.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die “Hülle”. Also das System aus Online-Tools und Plattformen, dass du für eine erfolgreiche Durchführung von Online-Konferenzen benötigst.

Der Tool-Stack für Online-Konferenzen im Überblick

Um eine Online-Konferenz auf die Beine zu stellen, benötigst du eine Reihe verschiedener Software-Tools. Zusammen bilden diese deinen sogenannten Tool-Stack (engl. für “Werkzeug-Stapel”), also eine Sammlung an miteinander verknüpften Software-Komponenten.

Unser Tools-Stack für Online-Konferenzen sieht dabei so aus:

Squarespace (de.squarespace.com) - geht natürlich mit jedem Website-System - für

eine Landing Page um die Konferenz zu Vermarkten,
eine Danke-Seite direkt nach dem Ticketkauf, und
eine Event-Page für die Konferenz-Teilnehmer (optional, kann alternativ auch ausschließlich per Mail erfolgen).

Ablefy (ablefy.io) für

den Ticketverkauf und Zahlungsabwicklung (Bezahlseite),
den Versand der Kaufbestätigungsmail, und
einen Login-Bereich nur für Konferenz-Teilnehmer, um beispielsweise Aufnahmen und eine digitale Goodie-Bag zu teilen (optional, kann alternativ auch auf der Event-Page gemacht werden).

Zoom (zoom.com) für die Abwicklung der Live-Konferenz (je nach Bedarf als Zoom-Meeting, Zoom-Webinar oder Zoom-Event).
AddEvent (addevent.com) um den Teilnehmern einen schnellen und unkomplizierten Eintrag der Veranstaltung in ihren Kalender zu ermöglichen.
Kit (kit.com) um den Teilnehmern vor und nach der Konferenz Mails zu schicken.
Zapier (zapier.com) um die Mailadresse von Teilnehmern automatisch von Ablefy zu Kit zu übertragen.

Du siehst, das ist eine ziemlich überschaubare Liste. Vermutlich hast du auch bereits ein Newsletter-Tool (hier Kit) und eventuell sogar ein Automatisierungs-Tool (hier Zapier). Dann wäre die Sache für dich noch viel überschaubarer.

Die Kundenreise deiner Konferenz-Teilnehmer

Nachfolgend bekommst du noch einen Überblick über die verschiedenen Schritte, welche die Konferenz-Teilnehmer durchlaufen. Dann sind natürlich die gleichen Tools wie oben beschrieben, jetzt aber aus Sicht der Teilnehmer.

Potenzielle Teilnehmer werden auf deine Konferenz aufmerksam (durch Newsletter, Ads, Posts, etc.) und zur Landing-Page geschickt.
Die Landing-Page präsentiert die Konferenz und schickt Interessierte Besucher weiter zur Bezahlseite bei Ablefy.
Auf der Bezahlseite werden die Teilnehmerinformationen (Name, Mail, Adresse) abgefragt und Zahlungsinformationen eingegeben. Hier werden also Interessenten zu Kunden konvertiert und Konferenz-Tickets verkauft.
Die Käufer werden zu einer Danke-Seite weitergeleitet. Hier bekommen sie einen Hinweis zur Bestätigungsmail (“Spam-Ordner kontrollieren und bei Nicht-Erhalt melden”) und können mit einem Klick die Veranstaltung zu ihrem Kalender hinzufügen.
Gleichzeitig bekommen sie eine Kaufbestätigung per Mail. Diese enthält die Rechnung, den Link zur Event-Seite, nochmal die Kalender-Links, den Link zum geschützten Bereich und gegebenenfalls weitere Informationen.
Die Teilnehmer erhalten bevor es losgeht Mails (zum Beispiel “Bald geht’s los”, “Morgen geht’s los” und “Jetzt geht’s los”) mit Informationen zur Konferenz wie dem Link zur Event-Seite, dem Zoom-Link, dem Programm und so weiter.
Am Konferenztag rufen die Teilnehmer die Event-Seite auf und finden dort den Link zur Live-Konferenz via Zoom.
Die Teilnehmer nehmen an der Online-Konferenz über Zoom teil.

Auf der Event-Seite finden die Teilnehmer den Link zum Login-Bereich bei Ablefy, wo die Aufnahmen und beispielsweise eine digitale Goodie-Bag zur Verfügung gestellt werden.

Über uns 👋

Wir sind bei Everyblue seit 2019 auf Websites und andere Services für Creators, Medienmenschen, Personal Brands und Online-Unternehmer spezialisiert.

Sieh dir jetzt unsere aktuellen Website-Templates im Shop an oder - falls du Hilfe bei deiner Squarespace-Website brauchst - findest du unsere Webdesign-Services hier.

Daneben unterstützen wir dich gerne bei der Einrichtung und Optimierung von Ablefy zum Verkauf digitaler Produkte, Kit zum Aufbau eines Newsletters und deiner Strategie für ein erfolgreiches Online-Business.

Diese Artikel könnten dich ebenfalls interessieren: